Les fonctions de la GED (Gestion électronique des documents)

ged

La GED est une des innovations qui s’impose en ce moment en entreprise. Une gestion documentaire électronique offre en effet de réels avantages, au point de modifier profondément l’organisation professionnelle. Ce qu’on appelle communément « la paperasse » est sur le point de disparaître, ou presque. La dématérialisation documentaire est essentielle pour la sauvegarde, la fluidité des échanges et la rapidité de recherche des informations. Elle permet une consultation simultanée par plusieurs utilisateurs, et une gestion des autorisations d’accès, de modification, d’archivage ou de destruction d’un document.

La gestion électronique de vos documents comprend :

  • Capture et numérisation
  • Dématérialisation
  • Lecture, identification, reconnaissance automatique
  • Classement, indexation
  • Traitement, gestion, suivi et contrôle
  • Stockage, archivage
  • Consultation, circulation, validation, signature électronique, traçabilité, workflow

Numérisation de documents

La numérisation des documents existants au format papier est la première étape pour passer à une dématérialisation complète. Les documents qui ne sont pas créés au format numérique doivent être compilés en fichiers utilisables par la plateforme. Ces prestations sont généralement inclues dans la mise en place de votre GED :

  • La numérisation par lots des documents papier
  • L’acquisition de masse de documents issus de répertoires, de fax ou de photocopieurs multifonctions
  • Une gestion de lots
  • De nombreuses options de traitement de documents et d’indexation automatique
  • Une indexation assistée et contrôlée
  • Le classement dans des bases documentaires, dans des dossiers électroniques et l’injection dans des procédures de workflow.

Classement automatique des e-mails et des documents bureautiques d’Office

Le processus capture des documents bureautiques et des courriels.

  • Classification et indexation automatiques des documents bureautiques issus de Microsoft Office
  • Classification et indexation automatiques des courriels issus d’IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange et des autres messageries
  • Intégration totale à la suite Microsoft Office et à l’explorateur Windows
  • Classement automatiquement en fonction des propriétés et du contenu des documents et des courriers électroniques

Gestion des états éditiques

Le module regroupe l’ensemble des fonctions nécessaires à l’acquisition, la conservation et la diffusion des états d’impression et des sorties de l’Editique.

La GED traite ainsi automatiquement les états informatiques générés par les applications de comptabilité, de gestion de Ressources Humaines, de gestion de production (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM).

Les documents acquis de cette façon sont typiquement :

  • commandes, factures, avoirs, bons de livraison…
  • états comptables : balances, journaux, grands livres…
  • bulletins de salaires, des appels à cotisations, des bordereaux de déclaration…
  • relevés de comptes, des échelles d’intérêts, des récapitulatifs de virement…

Il  permet le traitement de l’ensemble des spools d’impression en format texte ou composite.

Acquisition, gestion des documents et des dossiers en environnement Web

L’application de Content Management propose l’ensemble des fonctionnalités qui permettent une gestion complète des documents et des dossiers électroniques.

Le module Content Management intègre :

  • Le classement de documents du poste de travail
  • La numérisation de documents
  • Des formulaires totalement personnalisables
  • La recherche de dossiers et de documents sur critère, en plein texte, en mode mixte dossiers / documents
  • L’administration des documents et des dossiers

Processus Workflow

Une application pilote et trace les processus Métiers de l’Entreprise en fournissant aux utilisateurs les documents et les dossiers nécessaires à chaque étape.

Elle gère la circulation de dossiers électroniques suivant différentes schémas de procédures découpées en étapes.

Elle  dispose d’une gestion de rôles, d’actions, de dates d’échéance, de statuts et de priorités ; et trace les évènements et les actions avec un historique par dossier. Les différents processus sont en liaison avec plusieurs bases de documents GEIDE. Les acteurs et les superviseurs des processus peuvent être notifiés et alertés par e-mail.

Vous trouverez sur ce guide plus d’informations sur les enjeux et les bénéfices de la GED : https://www.archivage-numerique.fr/ged

La gestion électronique des documents peut être reliée aux autres outils de transition numérique, comme le SAE (Système d’archivage électronique), ainsi les documents arrivant en fin de cycle de vie dans un format définitif peuvent être conservés de façon pérenne dans un coffre-fort numérique.

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